SaaS導入前に整理しておきたい7つのこと

1 業務を整理し 必要な要件を絞る

まずは「経費申請後の転記を減らす」など、今回扱う業務を絞ります。直近に処理した一件を担当者とたどり、使う情報、次に渡す相手、その作業が必要な理由を確認します。

これまでの経験から、カスタマイズ性の高さだけでSaaSを選ばないことが重要だと考えています。「あれもできる、これもできる」と要件を積み上げると、初期設定や保守が複雑になり、責任者の不在が業務の停止につながりかねません。

まずは業務自体を、できるだけ汎用的な手順に整えます。すべての要望を一つのSaaSで満たそうとせず、業務に欠かせない要件を押さえたシンプルなものを選ぶことを重視しています。

2 既存SaaSを優先し 足りない部分を補う

整理した要件に照らして、既存SaaSの標準機能や設定を確かめます。機能の数だけでなく、現場で迷わず使えるか、設定や運用を引き継ぎやすいかも選定の基準にします。

課題が残る場合は、必要な部分の開発やAPI連携を検討します。API連携とは、システム同士でデータをやり取りする仕組みです。追加する範囲と、保守する人を一緒に決めます。

1. 1 業務の流れを確認担当者・情報・受け渡し
2. 2 手順と要件を整理汎用的な手順に整える
3. 3 シンプルなSaaSを選ぶ欠かせない要件を満たす
4. 課題が残る場合4 不足する部分だけ補う必要な開発・API連携

3 情報の更新元と 連携する条件を決める

顧客、従業員、商品などの情報が複数のツールにある場合は、どこを更新元にするか決めます。連携では、共通の番号、必要な項目、更新のタイミング、受け渡す方向を確認します。

「連携できる」だけで判断せず、必要な情報が必要なタイミングで渡るかを試します。対応範囲はサービスや契約プランによって異なります。

4 定常業務と定型業務の効率化を優先する

改善の中心に置きたいのは、日々繰り返す定常・定型業務です。入力、転記、定期的な集計など、処理の条件が揃う作業から見直します。頻度と一回あたりの手間を見ると、取り組む順番を考えやすくなります。

自ら運営する無人レンタル店舗でも、会員登録、QRコードによる入店確認、支払い、在庫管理、貸出・返却の仕組みを構築しています。

イレギュラーな業務は状況ごとの判断が必要で、型化しにくいものです。人の判断が必要な部分は残し、繰り返す作業の効率化・自動化に力を集中させます。

経費申請の転記を減らす例

下図は整理方法を示す架空の例です。実際の支援事例や成果ではありません。

現在の流れ

1. 申請データ
2. 承認
3. 経理が転記
4. 会計データ

同じ情報の入力が繰り返される

見直す案

1. 申請データ
2. 承認
3. 標準連携
4. 会計データ

標準連携で対応できる場合

申請時の入力項目と会計側で必要な項目を揃え、標準連携で対応できるかを確認します。承認の判断は残し、その後の転記を減らす案です。

5 利用開始後の担当と権限を決める

日々の入力や承認に加え、設定を直す人、質問を受ける人を決めます。設定の理由と運用手順を共有し、責任者が不在でも別の担当者が確認・対応できる状態を整えます。

閲覧・変更・承認・管理の権限を分け、入社や異動、退職時の変更も整理します。外部サービスへ渡す情報は、相手先と社内規程・契約条件を確認してください。

6 費用と 社内に残る作業を見積もる

月額料金とあわせて、導入準備や保守、社内の作業時間も見積もります。自動化にかける費用は、作業の頻度や減らせる手間と並べて判断します。

7 現場で試し 負担が減ったかを確かめる

対象業務と利用者を絞って試します。日々の処理や月次の締め処理など、繰り返す業務で効果を確かめましょう。導入前後の処理件数や条件も記録し、同じ条件で比較します。

担当者が迷った箇所や、別の表に書き直した箇所は、運用を直す手がかりです。入力項目や説明、担当の分け方を見直します。

旧ツールと並行して使う場合は、正式な記録を置く場所、切り替える条件、うまくいかなかった場合の戻し方を決めます。

• 転記回数や処理時間は減ったか
• 申請者や別の担当者に負担が移っていないか
• 情報の抜けや二重入力が起きていないか

業務を整理するところから

業務の流れを整理し、繰り返す作業から改善する。そうすると、候補サービスのデモで確かめたいことも具体的になります。

システム名が決まっていなくても構いません。今の業務を一緒に整理するところから、SaaSの選定・導入、必要な開発・連携、運用改善までご相談いただけます。