業務改善のヒント
経理・人事労務のシステムを入れても仕事が減らない理由
二重入力と承認フローの見直し方
- 01申請
- 02承認
- 03システム連携
- 04会計データ
経費精算システム、会計ソフト、勤怠管理システムなどを導入したのに、思ったほど仕事が減らない。
このような状況では、システムの機能が足りないと考えがちです。
しかし、原因は必ずしもシステムの機能不足とは限りません。
導入前の業務フローがそのまま残り、システムが増えた分だけ作業も増えていることがあります。
私はこれまで、経理・ワークフロー・人事労務領域で200社以上のSaaS導入支援に携わってきました。対象企業の従業員規模は約10〜2,000名です。
その経験を踏まえ、導入したシステムを業務効率化につなげるために見直したいポイントを紹介します。
1. システムの中だけでなく、業務の前後を見る
例えば、経費申請システムを導入しても、経理担当者が申請内容を会計ソフトへ転記していたら、業務は十分に効率化されません。
申請者の作業は減っても、経理担当者の作業が残っている可能性があります。
システムの機能を確認するだけでなく、申請から承認、その後の処理まで一続きで整理することが重要です。
改善前の例
申請 → 承認 → 経理がExcelに転記 → 会計ソフトへ入力
改善後の考え方
申請 → 承認 → システム連携 → 会計データ
このような連携ができるかは、利用サービスや契約内容によって異なります。
また、連携を導入する場合にも、データの不整合や例外処理を誰が確認するか決める必要があります。
- 申請・承認システムで処理
- Excelへ転記経理担当者が入力
- 会計ソフトへ入力同じ情報をもう一度
- 申請・承認必要な確認を行う
- システム連携転記を減らす
- 会計データ連携結果を確かめる
連携の可否はサービス・契約内容によって異なります。不整合や例外を確認する担当者も決めます。
2. カスタマイズ性の高さだけでSaaSを選ばない
SaaS導入で気をつけたいのが、カスタマイズできる範囲を重視しすぎることです。
「あれもできる、これもできる」という理由で選んだ結果、設定項目や処理条件が増え、非常に複雑なシステムになることがあります。
複雑なシステムは、初期設定だけでなく、保守にも手間がかかります。
さらに、設定を理解している担当者が不在になった際に、業務が滞るリスクもあります。
既存業務をすべてシステムに再現することが、必ずしも正解ではありません。
まず、現在の業務ルールを見直します。
例えば、承認経路が部門ごとに違う場合、その違いが本当に必要なのか、共通化できないかを確認します。
業務をできるだけ汎用的な形に整え、本質的な要件を満たすシンプルなSaaSを選定する。
もちろん、法令や内部統制、事業上の事情から必要なルールは残します。
標準化できる部分と、個別対応が必要な部分を見極めることが重要です。
3. システムごとに情報を管理しない
複数のSaaSを導入すると、従業員情報や部門情報、取引先情報などが複数のシステムに存在することがあります。
このとき問題になるのが、どのシステムの情報を正しいものとして扱うかです。
例えば、従業員が異動した場合、勤怠、経費精算、人事労務などで所属部門の情報を変更する必要があるかもしれません。
それぞれに手入力すると、更新漏れや不整合が起きやすくなります。
情報の更新元を決め、連携できる部分は自動化を検討します。
あわせて、連携が失敗した場合の確認方法、修正担当者も決めておきます。
確認方法と修正担当者を決めておく
概念図です。具体的な連携方法は各サービスの仕様を確認します。
4. 「念のため残したExcel」を放置しない
システム導入後も、以前のExcel管理を続けていることがあります。
移行直後に新旧のデータを照合するため、一時的に並行運用するのは合理的です。
しかし、切り替え条件が決まっていないと、いつまでも両方を更新することになりかねません。
並行運用するなら、あらかじめ次の内容を決めておきます。
- いつまで並行運用するか
- 正式な記録をどちらに置くか
- どの条件を満たしたら旧管理を終了するか
システムを導入しても旧業務が残っていれば、作業は減りません。
新しい仕組みを始めることと同じくらい、古い作業をやめることが重要です。
いつまで並行運用するか
どちらの情報を正として扱うか
何を確認したら旧管理をやめるか
5. 導入後の効果を、作業量で確かめる
新しいシステムが利用されているかどうかだけでなく、業務負担が実際に減っているかを確認します。
例えば、次のような指標です。
| 確認する指標 | 見たいこと |
|---|---|
| 二重入力の回数 | 同じ情報を何度も入力していないか |
| 申請・承認にかかる時間 | 処理が停滞していないか |
| 経理・労務担当者の作業時間 | 他部門へ負担が移っていないか |
| 差し戻し・修正件数 | 入力ルールや設定に問題がないか |
月次業務の場合は、導入直後だけでなく、実際の締め処理を終えた後にも確認したいところです。
SaaS導入の目的は、システムを増やすことではない
バックオフィスの効率化には、システムの機能だけでなく、業務フロー、担当者、承認ルール、情報連携まで含めた見直しが必要です。
場合によっては、新しいシステムを導入するより、今あるシステムの設定や運用を見直すだけで改善できることもあります。
まず業務を整理し、必要な仕組みを選び、古い作業を減らす。
この順番で考えることをおすすめします。
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